Mit Jira und Confluence in die Zukunft

Die Hauptabteilung IT spielt für die technischen Services der Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik (BGHW) eine zentrale Rolle. Meine Aufgabe ist es, „Prozesse zu definieren und in den letzten eineinhalb Jahren darüber hinaus, einen übergreifenden und standardisierten Projektmanagementprozess einzuführen“, sagt Barbara Vanvinckenroye, IT-Referentin für Prozesse und Kommunikation beim Unfallversicherungsträger für die rund 380.000 Unternehmen aus dem Bereich Handel und Warenlogistik.

Konkret heißt das: Mithilfe von Software wie „Confluence“, „Jira“ oder „Adonis“ werden den Beschäftigten der Hauptabteilung IT zentrale Werkzeuge zur Steuerung von Projekten zur Verfügung gestellt.

Welche Aufgaben haben die einzelnen Tools?

• Adonis ist eine Software zur Geschäftsprozessmodellierung, die Funktionen und Methoden zur Verfügung stellt, um Geschäftsprozesse erheben, modellieren, analysieren, simulieren, bewerten und dokumentieren zu können.
• Confluence ist eine kommerzielle Wiki-Software, die für die Dokumentation und Kommunikation von Wissen und den Wissensaustausch in Unternehmen und Organisationen verwendet wird.
• Jira ist ein webbasiertes Anwendungsprogramm für die Fehlerverwaltung, Problembehandlung sowie die Steuerung von Projekten und Anforderungen.

Innerhalb der BGHW sind diese Tools miteinander verzahnt, um alle Vorteile optimal nutzen zu können.

• Adonis dient als Hilfestellung für die Arbeitsabläufe,
• Confluence als Dokumentationsbasis für Berichtswesen, Wissensmanagement und -transfer.
• Jira unterstützt die Projektsteuerung.

Alle Werkzeuge sind für die Bedürfnisse des hauseigenen Projektmanagements konfiguriert, erläutert Vanvinckenroye. Dazu hätten auch die organisatorischen Zuständigkeiten für die früher getrennten Bereiche „Anforderungsmanagement“ und „Projektmanagement“ angepasst werden müssen.

„Die Dinge sind dadurch transparenter geworden“, fasst Barbara Vanvinckenroye die Vorzüge des jetzigen Anforderungs- und Projektmanagements bei der BGHW zusammen. Dadurch gebe es zum Beispiel nun ein „einheitliches Berichtswesen“, das nachvollziehbar und jederzeit zum Projektverlauf informiert. „Das neue Verfahren hat sich bereits jetzt bewährt und ist verständlich für alle Beteiligten“.

Die nächsten Schritte werden sein, das Anforderungsmanagement, das dem Projektmanagement vorgelagert ist, zu verschlanken und so auch hier die Vorteile von Confluence im Zusammenspiel mit Jira besser zu nutzen.