Mehrwert für alle

Angefangen hat alles im März 2018. „Damals wollten wir den Einstieg in die App-Entwicklung wagen und von Anfang an etwas entwickeln, das von allen Kollegen und Kolleginnen sinnvoll genutzt werden kann“, sagt Marc Hentschke, Referatsleiter Softwarearchitektur bei der BGHW. So kam die Idee einer App, mit der sich Mitarbeitende besonders umkompliziert arbeitsunfähig melden können. „Natürlich kann man auch einfach anrufen. Aber was ist zum Beispiel, wenn es einem schon in der Nacht schlecht geht?“. Dann einfach zum Smartphone greifen zu können und mit einem Klick eine Krankmeldung senden, die garantiert die richtigen Adressaten erreicht, böte einen echten Mehrwert.

Die Entscheidung fiel schnell zugunsten einer PWA (Progressive Web-App) und gegen eine klassische App, die man über einen App-Store herunterlädt und installiert. Vorteil: Eine PWA läuft im Browser. Sie ist also plattformunabhängig und kann deshalb mit jedem Endgerät genutzt werden, also auch beispielsweise von Mitarbeitenden ohne (Dienst-)Handy am Notebook. Außerdem lässt sie sich sofort und ohne den Umweg über einen App-Store aktualisieren.

Regelmäßiges Feedback von Nutzern

Bei der Entwicklung hat sich das Team gezielt für das agile Modell entschieden. „Dabei fängt man ganz klein an“, sagt Hentschke. Zunächst konzentriert man sich darauf, eine Grundfunktion umzusetzen. So entsteht gleich zu Beginn etwas Nutzbares. Durch den engen Austausch mit Nutzern entwickeln sich in der Folge immer wieder neue Ideen und das Produkt wächst. „Am Anfang weiß man nicht, wie das Endprodukt aussieht. Vorstellungen können sich im Laufe der Zeit verändern“, so Hentschke.

Im ersten Schritt hat sich das Team innerhalb der IT Gedanken gemacht, denn schließlich ging es auch darum, das notwendige Know-How für die App-Entwicklung aufzubauen. Dann wurden die Ergebnisse in den Fachabteilungen diskutiert und Nutzerfeedback eingesammelt. Diese Anregungen flossen regelmäßig in den nächsten Entwicklungsschritt ein. Spätestens nach zwei Wochen gab es einen neuen Stand, der dann wieder in Vorstellungsrunden diskutiert wurde.

Diesem regelmäßigen Austausch kommt eine besonders wichtige Bedeutung zu. Denn der Prozess, der hinter einer Krankmeldung steckt, ist relativ komplex. „Mit der Meldung geht es ja erst los“, sagt Hentschke. In eine Krankmeldung sind mehrere Organisationseinheiten involviert, vom Sekrariat bis zur Personabteilung. Da ergeben sich immer wieder neue Fragen.

Funktionsumfang wächst

Ende 2018 war bereits die erste von Mitarbeitern einsetzbare Version fertig. Zunächst beschränkte sich die App auf eine reine E-Mail-Benachrichtung. Doch von Version zu Version ist der Leistungsumfang gewachsen. Hinzu kam eine Option zum Anhängen eines Fotos für die AU-Bescheinigung. 2020 folgte der Smart AU-Manager, mit dem sich Krankmeldungen anderer Personen komfortabel verwalten lassen, und eine Funktion, um E-Mail-Abwesenheitsnotizen zu steuern.

Seit 2021 beschränken sich die Services nicht mehr nur auf Krankmeldungen. Der Skfz-Manager etwa bietet eine Reihe praktischer Funktionen für die Nutzer und Nutzerinnen von Dienstkraftfahrzeugen. Das bislang jüngste Feature ist die Führerscheinkontrolle. Diese kann nun rechtssicher auf elektronischem Wege vorgenommen werden , ein Termin vor Ort ist nicht mehr erforderlich.

Der Appetit kommt bekanntlich beim Essen und so gehen auch die Ideen für die Weiterentwicklung der App nicht aus.

Rückblickend ist Hentschke zufrieden. „Wir wollten einen Mehrwert für die BGHW schaffen“. Und das sei auf ganzer Linie gelungen, auch dank des guten Teamgeists. „Alle haben richtig gut mitgezogen“.