Fortbildung digital managen

Vor der Einführung des SIGUV Bildungsmanagers waren bei den SIGUV Mitgliedern verschiedene angepasste Varianten des VEDA Bildungsmanagers im Einsatz. „Aufgrund ähnlicher Anforderungen und um Synergieeffekte zu nutzen entstand die Idee, auf eine für den Verbund einheitliche Lösung umzusatteln und den SIGUV Bildungsmanager zu schaffen“, sagt Lutz Kabbe, Projektleiter bei der BG ETEM. Die einzelnen trägerspezifischen Varianten der Anwendung sollten durch eine einheitliche Gesamtlösung für den SIGUV abgelöst werden, um Prozesse zu vereinheitlichen und effizienter zu machen.

Erste Erfahrungen bei der BG ETEM, BGHW und UKH

Der Bildungsmanager hatte sich zuvor schon bei der BG ETEM bewährt. Dort entschied man sich bereits 2014 für das System des Softwareunternehmens VEDA aus Alsdorf bei Aachen. Ein wesentliches Kriterium war neben der Branchenerfahrung des Anbieters die Möglichkeit, Kernprozesse im Bildungsmanagement exakt abbilden zu können. Zudem war es wichtig, dass die Software künftige Anforderungen und Erweiterungen problemlos mitmacht. „Außerdem haben wir uns eine deutliche Arbeitserleicherung erhofft“, sagt Kabbe.

Bei der Einführung der Lösung für den SIGUV-Verbund 2017 konnte daher auf die Erfahrungen der einzelnen SIGUV-Mitglieder aufgebaut werden. In den gemeinsamen SIGUV Bildungsmanager flossen dann die Anforderungen der BG ETEM, der BGHW und der Unfallkasse Hessen mit ein und boten den Mitgliedern einen erweiterten Funktionsumfang.

Einfaches Seminarmanagement

Der VEDA Bildungsmanager ist eine umfassende Softwarelösung zur Planung, Steuerung und Verwaltung des gesamten Schulungsangebots. Das Tool bietet eine Vielzahl von Funktionen – von der Erstellung von Teilnehmerlisten und Stundenplänen für jede Veranstaltung bis zur Dozenten- und Hotelverwaltung.

Die angeschlossenen Mitgliedsunternehmen melden ihre Seminarteilnehmer einfach online an. Sie erhalten zunächst automatisch eine Eingangsbestätigung. Danach folgt – sofern nichts gegen die Buchung spricht – die Anmeldebestätigung. Etwa zwei bis drei Wochen vor der Veranstaltung wird dann eine Einladung zum Seminar verschickt.

Ein weiterer Vorteil ist die nahtlose Anbindung an das SAP-System. So lassen sich zum Beispiel auch Reisekosten oder Stornogebühren per Mausklick abrechnen.Offene Posten werden von SAP an den Bildungsmanager zurückgemeldet.

Arbeitserleichterung im Tagesgeschäft

Mehrmals im Jahr finden Treffen zur Abstimmung neuer Anforderungen statt. So ist im Lauf der Zeit der Leistungsumfang gewachsen. Mittlerweile sind nicht nur einzelne Seminare, sondern auch die komplette Ausbildung zur Fachkraft für Arbeitssicherheit (SiFa) im Bildungsmanager abgebildet. Ein Ausbildungsmodul unterstützt die Sachbearbeiter bei der Verwaltung der Ausbildung und bietet auch eine Schnittstelle zur SiFa-Lernwelt auf Basis von ILIAS, so dass Teilnehmerdaten und Lernerfolgsdaten automatisch zwischen den Systemen ausgetauscht werden. Die manuelle Benutzeranlage in ILIAS entfällt. Teilnehmer erhalten automatisch einen Benutzeraccount für die E-Learning-Lösung.

Auch das Referat Unternehmermodell wird in seinen Aufgaben besonders vom Bildungsmanager unterstützt. Der Bildungsmanager berücksichtigt hier bei der Verwaltung und Bewerbung der Seminare die Gefahrtarife der Mitgliedsunternehmen und bildet spezifische Prozesse des Referats ab. So lässt sich unter anderem nachhalten, wenn Mitgliedsunternehmen das Betreuungsmodell wechseln. Auch bei der Überwachung der Schulungsauflagen für die Mitgliedsunternehmen im Unternehmermodell unterstüzt der Bildungsmanager.

Die Erfahrungen sind laut Kabbe durchweg gut. Im Tagesgeschäft hat das Tool für Arbeitserleichterung gesorgt, und die Akzeptanz in den Mitgliedsbetrieben stimmt auch. „Wenn heute noch jemand zum Telefon greift, dann ist das die Ausnahme“, so Kabbe.