Harmonisierung und Automatisierung – SIGUV-Projekt macht Prozesse zukunftsfähig

Was versteht man konkret unter Leichtfall-Sachbearbeitung? „In der gesetzlichen Unfallversicherung wird der Begriff ‘Leichtfall-Sachbearbeitung’ unterschiedlich verwendet“, erklärt Tina Egert von der BG Verkehr. „Im Rahmen unseres gemeinsamen Projekts haben wir ihn daher bewusst als Prozessbereich verstanden und beschrieben: Er beginnt mit dem Eingang von Post und Informationen, umfasst deren Erstbearbeitung - einschließlich Fallanlage und Belegerfassung - und reicht bis in die weitere Bearbeitung von Rechnungen und Forderungen sowie der Fallabgabe. Entscheidend ist dabei, dass diese Aufgaben unabhängig vom Fallstatus erfolgen, also unabhängig davon, ob es sich um einen Leicht-Fall oder eine andere Fallart handelt.“

Wie lassen sich also die Prozesse aus drei Häusern harmonisieren? „Ein wichtiger Schritt war die Bestandsaufnahme bei den jeweiligen Berufsgenossenschaften“, beschreibt Andreas Bungert, Senior Consultant bei der EITCO GmbH, die Anfänge des Projekts. „Dabei war es eine Schwierigkeit, sich nicht zu sehr mit den Details bei den Unterschieden zu beschäftigen, sondern sich auf die zentralen Gemeinsamkeiten zu konzentrieren.“

In diesem Zusammenhang gab es für das Projektteam kaum Einschränkungen, erklärt Mark Sterz von der HDP GmbH: „Unser Auftrag gab uns die Erlaubnis, die Prozesse komplett neu auf der grünen Wiese zu starten. Das befreite uns auch von der Bindung an die Arbeit mit bestehenden Softwareanwendungen.“

Dazu ergänzt Andreas Bungert: „Für unsere Fachleute war es sogar ein entscheidender Punkt, dass sie sich auf diese Weise von der Software loslösen konnten. Zuerst die Prozesse zu definieren, unabhängig von der Software, war sehr befreiend.“

Julian Farda, ebenfalls HDP GmbH, stimmt zu: „Die einzelnen Häuser haben in diesem Punkt umso besser zusammengewirkt, sich gegenseitig gepusht und neue Konzepte entwickelt. Dabei waren auch alle aufgeschlossen und niemand hat starr an alten Prozessen aus dem eigenen Haus festgehalten. Da sind die Ideen regelrecht gesprudelt.“

Insgesamt standen bei der Harmonisierung keine Unterschiede im Weg. „Natürlich ist nicht jede Organisationsstruktur gleich“, erläutert Anja Magdanz von der BGHW. „Ein Haus hat eine interne Rechnungsabteilung, wohingegen bei einem anderen Haus Rechnungen vollständig durch die Sachbearbeitenden geprüft werden. Aber das stellt kein Problem für die Prozessarbeit dar. Da liegen die Herausforderungen eher im Detail.“

Doch auch diese wurden schnell überwunden, wie Mark Sterz zu berichten weiß: „Wir hatten ja den klaren Auftrag der Hauptgeschäftsführungen, frei und ohne Altlasten die optimalen Prozesse für die Zukunft zu erarbeiten: harmonisierte, automatisierte und effiziente Prozesse.“

Beim Thema Zukunftsfähigkeit hatte das Team die wachsende Bedeutung KI-basierter Lösungen im Blick. „Gerade hinsichtlich der Digitalisierung und Automatisierung“, wie Dominik von der Lühe von der EITCO GmbH erklärt. „Wenn wir zum Beispiel von einem Posteingang sprechen, in dem sich physische oder digitale Dokumente sammeln, dann können wir diese mit KI automatisiert auslesen und zuordnen. Da muss niemand mehr was abtippen, sondern die Dokumente können direkt als strukturierter Datensatz weiterverarbeitet werden.“

So kann zum Beispiel direkt entschieden werden, ob ein Rechnungsbetrag unterhalb einer Bagatellgrenze liegt. „Dann kann die Rechnung aus dem Posteingang automatisiert geprüft und die Zahlung automatisch freigegeben werden“, beschreibt Clara Weeser von der BG ETEM den Ablauf. „Ohne einen Sachbearbeiter damit zu beschäftigen. Der kann sich dann mit komplexeren Fällen beschäftigen, während das im Hintergrund abläuft. Das wird langfristig sehr viel Arbeitszeit einsparen und ist eine enorme Erleichterung für alle beteiligten Häuser.“

In Zukunft können die Erkenntnisse auch bei UV Nexus, der neuen IT-Kooperation in
der Unfallversicherung, angewendet werden. „Im Prinzip sind die Automatisierungsbedürfnisse vergleichbar“, erklärt Marcus May, Geschäftsführer der HDP GmbH. „Der Umfang ist mit acht statt drei beteiligten Häusern grundsätzlich größer, komplexer und es gibt mehr hausspezifische Punkte zu beachten. Aber gerade in dem Bereich der Leichtfall-Sachbearbeitung haben wir nun eine solide und zukunftsfähige Grundlage geschaffen, auf der wir aufbauen können.“

SMK