Wie aus dem Extranet das neue Serviceportal der BG ETEM wurde

Peter Wipperfürth: Wir haben sehr viele inhaltliche Anpassungen vorgenommen. Zum Beispiel haben wir die Unbedenklichkeitsbescheinigung jetzt in allen Formen direkt ans System angebunden. Die Wege, die dann gegangen werden, sind ein gewaltiger Unterschied zu denen im alten Extranet. Auch  haben wir einen Großteil der Leistungen mit einem Unterschriftenfeld versorgt. Alleine das war schon ein großer Step. Da hätten wir früher im Extranet noch mal angeschrieben und gesagt „hier bitte unterschreiben“.

Dieter Schanz: Auch optisch sieht es jetzt viel schöner und moderner aus. Wir haben alles im Corporate Design aufgebaut, damit Webseite und  Mitgliederportal nicht komplett voneinander abweichen. Wir wollen, dass die Mitglieder auf dem Portal so weit es geht alles selber digital und barrierefrei managen können. Und zwar 24/7. Ob Adressänderung oder bilaterale Kommunikation. Die Mitglieder loggen sich ein und sehen sofort die  Antwort vom Sachbearbeiter zu ihrer Frage, ähnlich wie mit den Krankenkassen-Apps. Da schicke ich einen Scan meiner Rechnung und erhalte direkt eine
Rückmeldung auf mein Smartphone. 

Peter Wipperfürth: Wir hoffen natürlich auch auf eine Verbesserung für unsere eigene Arbeit. 

Dieter Schanz: Ich muss ehrlich sagen, dass das alte Extranet nie ein wirkliches Serviceportal war. Es war kein eigenes Produkt, das komplett betreut,  gepflegt und für das eingestanden wird. Das ist jetzt anders. Das Serviceportal ist Teil des Fachsystems beziehungsweise der Fachabteilung. Und das ist  nicht nur technisch ein großer Sprung, sondern auch organisatorisch. 

Inwiefern?

Peter Wipperfürth: Dass wir als MuB-Abteilung in der gesamten Portallösung von Anfang an dabei waren. Im Wesentlichen ging es ja darum, unser  bisheriges Portal, also das Extranet, abzulösen. Also mussten wir interne Prozesse ändern. 

Dieter Schanz: Definitiv. Wir arbeiten zum Beispiel agil mit Scrum. Kurzfristige Änderungen sind dadurch kein Problem. Wir haben Zwei-Wochen- Sprints und Schritte von drei Monaten.

Welche Hauptmotivation steckte hinter der Entwicklung?

Peter Wipperfürth: Für uns als moderne Verwaltung spielt die Digitalisierung schon lange eine große Rolle. Das Extranet war bereits 2010 aktiv. Wir  haben das Ganze zunächst als Initiative gestartet. Und das abteilungsübergreifend. Wir wollten aus unserem Silodenken heraus und unsere Kunden als Gesamtkunden der BG sehen. Sie sollen bei uns auf die Seite kommen und umfassend alle Leistungen, die wir anbieten, auf einen Blick erleben und erfahren. 

Dieter Schanz: Wir sind hier in der IT ein Team von vier Leuten, die von Anfang an in die Initiative involviert waren. Denn es war wichtig, dass wir alle  Angebote technisch auf einer Basis haben. Dabei haben wir auch Inhalte und Funktionen aus dem alten Extranet in das neue Framework übernommen.  Das Extranet ist sozusagen recycelt worden. 

Dieter Schanz: Ja. Wir haben zum Beispiel Siemens als Mitgliedsunternehmen eingebunden. Denn die sind selber ja auch scharf drauf zu wissen, wie  sie mit unserem neuen Mitgliederportal per Schnittstellen kommunizieren können. Da hängen viele Betriebe dran, die zu Siemens gehören und  Unfallanzeigen übers Web eingeben müssen. 

Peter Wipperfürth: Zum Thema digitale Nutzung haben wir außerdem im vergangenen Jahr eine Massenaktion gestartet. Da haben wir unsere Kunden mit einem QR-Code versorgt und das einfach mal ausgewertet. Wie viele Anträge sind denn digital und wie viele sind noch auf dem Postweg gekommen  oder über E-Mail? Und wir hatten mehr als 80 Prozent der Anträge über das neue Verfahren erhalten. Das war für mich ein klarer Kundenauftrag. Dabei gab es niemanden, der gesagt hat, da fehlt mir irgendwas oder das hat nicht funktioniert. 

Dieter Schanz: Genau das zeigt uns ja auch ganz klar den Willen unserer Kunden, solche Dinge digital zu lösen und eben nicht mehr über Papier. 

Auf welche Technologien setzen Sie? 

Dieter Schanz: Die Technologien, die wir einsetzen, sind eine Entwicklung aus der Web Community, die Teil der SIGUV ist. Deswegen versuchen wir auch so gut es geht, alles einheitlich umzusetzen. Fachlich gibt es aber immer ein bisschen Unterschiede zwischen den einzelnen Häusern der SIGUV, aber technisch versuchen wir es zu vereinheitlichen. 

Peter Wipperfürth: Wir sind jetzt im Jahr 2025 und Cybersecurity ist ebenfalls ein Thema. Das neue Portal nutzt daher auch ein anderes Framework und Technologie, die deutlich sicherer ist. 

Peter Wipperfürth: Neben der Abteilung Mitgliedschaft und Beitrag spielen auch die Präventionsabteilung und unser Reha- und Leistungsbereich eine Rolle. Da wollen wir mittelfristig ein Gesamtportal anbieten. Schließlich ist jedes Mitglied, das wir in der Beitragsabteilung betreuen, auch gleichzeitig  ein Kunde der Prävention. Und die sieht für einen Taxifahrer, um mal von der BG Verkehr zu sprechen, natürlich anders aus als für jemanden, der eine Hochspannungsleitung zieht. Deswegen arbeiten wir von Anfang an fachübergreifend, das war und ist uns sehr wichtig. Diese Dinge wollen wir auch weiterhin abbilden und Synergieeffekte nutzen, wie eben die gleiche Technik und gleichen Sicherheitsstandards. 

Dieter Schanz: In den nächsten Wochen werden auch weitere Schnittstellen live gehen. 

Vielen Dank für das Interview.