„Wir machen das mit dem Web Client“

Das Dokumenten-Managementsystem SIGUV DMS wurde vom Shared Service zusammen mit dem Servicepartner eitco mit Webtechnologie technisch auf „neue Beine“ gestellt und bei der BGHW bereits produktiv eingeführt. Die Einführungsprojekte bei den SIGUV Gesellschaftern BG ETEM und BG Verkehr sind gestartet.

Die Entwicklung der Anwendung war an Vorgaben der SIGUV SG gebunden. Das Design sollte sich am „Look and Feel“ der aktuellen Cusa–Anwendungen orientieren, damit an den Arbeitsplätzen im Zusammenspiel zwischen SIGUV DMS und Cusa ergonomisch benutzerfreundliche und homogene Oberflächen zur Verfügung stehen.
Dabei wurden alle Möglichkeiten des modernen GXT Sencha Framework genutzt.

Screenshot SIGUV DMS Web Client
Screenshot SIGUV DMS Web Client

SIGUV DMS und das SIGUV Dokumentensystem (SIGUV DS) nutzen die gleiche Oberfläche, deshalb wurde bereits frühzeitig auch eine Angleichung der Funktionen angestrebt. Grafische Oberflächenbestandteile beider Anwendungen wurden in eigenen Meetings diskutiert und angeglichen. Eine wesentliche Homogenität in Maskengeometrie und Funktionen konnte so herbeigeführt werden.

Status der Umstellung und Einführungsprojekte

1.863 – das ist die aktuelle Zahl der umgestellten User im Web Client (Stand 04.05.2021) bei der BGHW. Die Umstellung erfolgte sukzessive durch die verschiedenen Fachbereiche – von der Leistungs- bis hin zur Personalabteilung. Täglich nutzen den Web Client ca. 1100 Personen. Bis auf eine relativ kleine Gruppe ist somit fast die gesamte BGHW erfolgreich umgestellt worden.

Auch bei den Kooperationspartnern ist die Einführung des neuen Web Clients gestartet. Die Übernahme in die dortigen Testsysteme hat bereits stattgefunden. Bei der BG Verkehr incl. der Sparte Post und Telekommunikation wurde dies zum 03.03. - 04.03.2021 installiert, bei der BG ETEM bereits am 26.02.2021.

Seit dem 08.06.2021 findet die Einführung im Produktivsystem der BG ETEM statt.

SIGUV DMS wird vom Referat Shared Services der BGHW betreut. Ebenso begleitet und unterstützt das Referat die Einführungsprojekte des SIGUV DMS Web Clients bei den Kooperationspartnern der SIGUV.

Einführung während Corona-Pandemie gemeistert

Die Corona-Pandemie hat das Referat Shared Services der BGHW zusätzlich vor eine große Herausforderung für die Einführung gestellt. Ohne die geplante Umstellung zu verschieben, wurde eine digitale Einführungsunterstützung initiiert. Den Nutzenden wurden eine vertonte Powerpointpräsentation des Referats Shared Services der BGHW und kurze Videotutorials einzelner Funktionen des Servicepartners eitco zur Verfügung gestellt.

Im Rahmen des Einführungsszenarios erfolgte die Umstellung zunächst in kleineren Gruppen, um das Verhalten des Web-Clients besser nachverfolgen zu können. Der mit der Einführung betraute Personenkreis der Fachbereiche wurde im Vorfeld in Informationsveranstaltungen auf die Produktivnahme vorbereitet.

Während der Einführungsphase stand das Referat Shared Services gemeinsam mit den Ansprechpersonen des Fachbereichs den Nutzenden mit Rat und Tat zur Seite. Die Einführung einer Software in einer Pandemielage verlangte allen Beteiligten ein gehöriges Maß an Kreativität und Flexibilität ab, da Erfahrungswerte mit vergleichbaren Situationen nicht vorhanden waren.