Über die Datenautobahn sicher ans Ziel

Als Shared Service Anbieter des Shared Service SIGUV DMS hat die Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik (BGHW) das besondere Behördenpostfach (bePBo) 2018 erfolgreich in der BGHW eingeführt und in das Dokumentenmanagementsystem SIGUV DMS integriert. Mit der Berufsgenossenschaft Verkehrswirtschaft Post-Logistik Telekommunikation (BG Verkehr) seit 2019 und seit kurzem mit der Berufsgenossenschaft Energie Textil Elektro Medienerzeugnisse (BG ETEM) sind inzwischen weitere Gesellschafter der SIGUV-Gemeinschaft als Nutzende von SIGUV DMS an das bePBo angebunden.

Ab 1. Januar 2022 wird die Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs (eRV) für Behörden und juristische Personen des öffentlichen Rechts verpflichtend. Körperschaften des öffentlichen Rechts müssen deshalb Übermittlungswege für die Zustellung von rechtssicheren und elektronischen Dokumenten sowie Akten an Gerichte und Behörden einrichten. Als sicherer Übertragungsweg zählt das „besondere Behördenpostfach“ (beBPo).

SIGUV DMS ist das erste Dokumentenmanagementsystem im Bereich der gesetzlichen Unfallversicherung, in dem das beBPo integriert wurde. Der Shared Service SIGUV DMS arbeitet mit seinem Team an der stetigen Weiterentwicklung des integrierten beBPo und dem Ausbau von automatisierten Verteilungsmechanismen.
Mit SIGUV DMS stehen damit bereits jetzt Werkzeuge für den künftigen elektronischen Rechtsverkehr (eRV) zur Verfügung.

Geprüfte Ausfahrt

Wie funktioniert die elektronische Übertragung? „Stellen Sie sich vor, dass eine Spedition Dokumente von der BGHW über die Autobahn befördert. Dieser Weg ist das elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP). Der Transporter fährt nur an den Ausfahrten ab, hinter denen sich teilnehmende Gerichte und Behörden des EGVP-Versands verbergen, die als Zieladresse geprüft sind“, erklärt Kevin Heese, DMS-Berater im Referat Shared Services der BGHW. Mithilfe dieser Autobahn, die in Wirklichkeit eine elektronische Kommunikationsübertragung ist, wird auf die sichere Identität des Absenders rückgeschlossen. „Nutzende erhalten sofort nach einem Dokumentenversand eine Eingangsbestätigung, dass die Empfangseinrichtung identifiziert wurde und vertrauenswürdig ist“, erklärt Heese. Insgesamt 7.170 deutsche Institutionen haben sich für das elektronische Behördenpostfach authentifiziert.

Vom Dokument zur Akte

Seit der Anbindung an das beBPo wurden BGHW-weit bis zum ersten September 2021 insgesamt 10.742 Nachrichten gesendet und 11.843 Nachrichten empfangen. Kolleginnen und Kollegen, die mit dem Postfach arbeiten, können mit einer Nachricht bis zu 100 Dokumente versenden. Unterlagen über Renten- oder Schwerbehindertenverfahren, Beweismittel zu Gutachten und Belege von Durchgangsärzten füllen eine Akte laufend, sodass die Übermittlung einer vollständigen Akte über das beBPo zwingend notwendig war. Eine elektronische Übermittlung von gesamten Akten über das beBPo war jedoch in diesem Volumen wegen technischer Rahmenvorgaben nicht möglich.

Das hat nun ein Ende! Am 22. Juni 2021wurde der EGVP-Versand erweitert und erlaubt Nutzerinnen und Nutzern Akten oder Aktenbestandteile mit bis zu 500 Dokumenten zu verschicken. Anfangs hat das Team aus dem Referat Shared Services in einer Testphase in den Regionaldirektionen Ost sowie Südwest der BGHW die Auslastung des EGVP-Aktenversands geprüft. Sie sammelten Erfahrungswerte, wie sich die Infrastruktur bei einem erhöhten Sendevolumen verhält und kontrollierten, wie lange eine Aktenversendung auf elektronischem Weg dauerte. Seit dem 16. August 2021 ist der EGVP-Aktenversand für alle Bereiche und Standorte der BGHW freigegeben.

Weg vom Papier

„Das Postfach jetzt auch für Akten und Aktenbestandteile nutzen zu können, ist ein großer Schritt für die BGHW, denn es spart einen erheblichen Verwaltungsaufwand“, sagt Bernd Wittwer, Regionaldirektor der Regionaldirektion Ost der BGHW und Ansprechperson der Testphase in der Regionaldirektion Ost in Berlin. Durch den erweiterten EGVP-Versand kommt die Akte nun schneller beim Empfänger an: Statt wie zuvor eine Akte auszudrucken und für die Post zu verpacken, sparen sich die Kolleginnen und Kollegen Zeit und auch Papier.

„Die Erweiterung ist ein wichtiger Baustein, um endgültig vom Papier wegzukommen – vor allem in Zeiten von Homeoffice, Telearbeitsplätzen und Mobiler Arbeit“, sagt der Referent für Rechtsmittel in der Regionaldirektion Südwest der BGHW in Mannheim, Carsten Schellhase, der mit dem beBPo arbeitet und ebenfalls an der Testphase beteiligt war. Akten, die über diesen Weg versandt werden, erhalten automatisch eine digitale Seitennummer. Damit können die Kolleginnen und Kollegen, die elektronisch kommunizieren, auf einzelne Seiten Bezug nehmen und die Empfangsstelle erkennt anhand der Nummer, welche Seite relevant ist.

Enorme Herausforderung

Die elektronische Übertragung im beBPo läuft über das Dokumentenmanagementsystem SIGUV DMS und Nutzende müssen die Dokumente nicht in einem weiteren Programm zwischenspeichern. Zudem werden die Daten während des Übertragungswegs automatisch verschlüsselt und nur die Kommunikationsteilnehmenden können die Nachricht entschlüsseln. „Damit ist die Kommunikation geschützt und der Datenschutz während der Übermittlung sehr hoch“ erklärt Heese. Nach erfolgreicher Sendung kann zum Beispiel das Sozialgericht als Empfangsstelle bei einem Rechtsstreit zwischen BGHW und Versicherten die Dokumente weiterverarbeiten und ihrer Gerichtsakte hinzufügen. „Die Umsetzung war für unsere IT eine enorme Herausforderung und ich freue mich sehr, dass die Übermittlung der Dokumente einwandfrei funktioniert“, so Regionaldirektor Bernd Wittwer.

Automatische Verteilung

Seit Anfang des Jahres 2021 wurde im beBPo eine automatische Verteilung der empfangenen Dokumente für den Bereich Rehabilitation und Leistung der BGHW eingerichtet. Dort bekommen Kolleginnen und Kollegen die elektronischen Unterlagen direkt an ihren Standort geschickt.

Ein Ziel für die Zukunft ist, eine generelle automatisierte Verteilung der Dokumente für alle Geschäftsbereiche in SIGUV DMS zu erstellen. „Dann können alle die Unterlagen direkt bearbeiten und es gibt keine Wartezeiten“, sagt Heese.

Mehr Informationen zum besonderen Behördenpostfach finden Sie hier: https://egvp.justiz.de/behoerdenpostfach/