SIGUV DMS erfolgreich an SIGUV ERP FICO im Dezernat Finanzen der BGHW angebunden

Mit Jahresbeginn 2017 hat die BGHW das Dokumenten-Management-System SIGUV DMS an das Dezernat Finanzen erfolgreich angebunden. Alle Belege für das Dezernat Finanzen werden nach der Erfassung eingescannt und in SIGUV DMS archiviert. Die Anwenderinnen und Anwender im Dezernat Finanzen der BGHW können komfortabel aus ihrer gewohnten Fachanwendung SIGUV ERP FICO heraus auf die eingescannten Belege zugreifen, die in SIGUV DMS archiviert sind. Ein Wechsel der Anwendung oder der Oberfläche ist hierfür nicht notwendig.

Mit Ausnahme der Jahresabschlussbelege, die noch in Papier vorgehalten werden müssen, kann die Revision der DGUV nun auch für das Dezernat Finanzen die Belegprüfung voll digitalisiert durchführen.

Durch die zeitnahe Vernichtung der Belege sind aufwändige datengeschützte Belegtransporte und Lagerﬂächen damit entfallen.

Beeindruckend ist die geringe Fehlerquote. 99,98 % der bisher eingescannten Belege konnten bisher erfolgreich zugeordnet werden. Auslesefehler konnten eindeutig über die Lösung identifiziert und bereinigt werden.

Nach dem erfolgreichen Start bei der BGHW wollen die SIGUV Gesellschafter BG ETEM und BG Verkehr die Lösung zügig auch in ihren Finanzabteilungen einsetzen.

Der Standardisierungsprozess in der SIGUV-GbR schreitet damit konsequent weiter voran.

Wie funktioniert die neue Lösung für das Dezernat Finanzen der BGHW?

Dabei kommt eine Standardschnittstelle von SAP zum Zuge, die über den Dienstleister eitco GmbH erfolgreich für die Nutzung und Verarbeitung in SIGUV DMS eingerichtet wurde.

Erfassung in SIGUV ERP FICO
Aufbereitung der Papier-Belege
Scannen der Papier-Belege
Kontrolle der tiff-Dateien auf Übereinstimmung mit Original und Lesbarkeit
Signieren der tiff-Dateien
Verknüpfung der tiff-Dateien im ungeordneten DMS-Archiv mit der SAP-Belegnummer
Ansicht der Belege in SIGUV ERP FICO

Welche Belegarten mit welchen Transaktionen zu Ausdrucken von Barcodes führen, ist in einer Customizing-Tabelle festgelegt. Bei der BGHW kommen dabei insgesamt 13 spezielle Barcode-Drucker zum Einsatz, die bisher sehr zuverlässig ihren Dienst verrichten.

Der Prozessablauf ist aus nebenstehender Grafik ersichtlich.

Das Projekt

Die Projektarbeit konnte mit projekterfahrenen Spezialisten der BGHW aus dem Fachbereich Finanzen, SIGUV DMS und SIGUV ERP FICO neben ihren anderen parallelen Projekten zügig abgeschlossen werden.

Als Dienstleister stand die eitco GmbH als langjähriger Servicepartner des Shared Service Anbieters BGHW für die Anwendungen SIGUV DMS und SIGUV DS bereit. In der Einführung wurde das Projekt vom SAP Gold Partner consolut international ag begleitet.