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BGHW nutzt "besonderes Behördenpostfach" mit SIGUV DMS

Seit 24. Oktober 2018 kann die BGHW digital und rechtssicher mit anderen Behörden und Gerichten kommunizieren. Die BGHW ist neben der VBG die erste Berufsgenossenschaft, die mit einem „besonderen Behördenpostfach (beBPo)“ an das elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach angebunden ist.
BGHW nutzt "besonderes Behördenpostfach" mit SIGUV DMS

Quelle: OVG NRW

 „Jetzt kann das Postfach über das DMS-Produktivsystem der BGHW genutzt werden. Seit mehr als einem Jahr haben wir daran gearbeitet.“, so Kevin Heese, DMS-Berater im Referat Shared Services bei der Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik (BGHW), dem Shared Service Anbieter von SIGUV DMS in der SIGUV-Gemeinschaft.  

Mit der Anbindung dieses besonderen Behördenpostfachs ist die BGHW in der Tat die erste Berufsgenossenschaft, die dieses in eine bestehende Anwendung, dem Dokumentenmanagementsystem SIGUV DMS, integriert hat. Der Vorteil daran ist, dass Nutzerinnen und Nutzer kein zusätzliches Programm starten müssen, sondern direkt aus SIGUV DMS schreiben und senden können“, erklärt Heese. Auch die End-to-End-Verschlüsselung entsteht direkt im DMS. Das heißt, dass Dokumente direkt dort verschlüsselt und nicht zwischengespeichert werden müssen, was Datenlecks vorbeugt. Diese Lösung interpretiert den Datenschutz sogar noch strenger als vorgegeben.

Digitale rechtssichere Kommunikation

Die Nutzung des „besonderen Behördenpostfachs“ über das DMS ermöglicht erstmals eine digitale rechtssichere Kommunikation mit den bundesweit bislang ebenfalls angebunden rund 30 Institutionen, darunter Gerichte und andere Behörden. Dokumente können gesendet und empfangen werden. Da die BGHW seit 24. Oktober 2018 im Verzeichnisdienst als authentifizierter Nutzer hinterlegt ist, sind andere angeschlossene Behörden bereits jetzt in der Lage, der BGHW Dokumente zu übermitteln.

Das Postfach wird in der jetzigen Übergangsphase von den Kollegen des Referats Shared Services verwaltet. Sie sichten und leiten in der jetzigen Übergangsphase Nachrichten und Dokumente an die entsprechenden Abteilungen weiter. „Wir werden jetzt mit den Hauptabteilungsleitern sprechen, damit wir das Postfach schnellstmöglich in die Arbeitsprozesse der Fachabteilungen und Regionaldirektionen integrieren können“, sagt Heese. Der aktuelle Plan ist es, den Zugang zunächst Kolleginnen und Kollegen zu ermöglichen, die mit Gerichten kommunizieren – Rechtsmittelreferenten beispielsweise wie Norbert Blank in der Regionaldirektion Nord der BGHW in Hamburg: „Ich freue mich sehr, wenn es jetzt endlich losgeht, denn der Postverkehr mit Gerichten ist nicht selten zeitkritisch. Außerdem sparen wir Kosten, weil nicht jede Akte ausgedruckt werden muss – das freut mich auch in Hinblick auf den Umweltschutz.“

Weitere Ausbaustufe vorgesehen

Das bisherige EGVP-Postfach, das nahezu ungenutzt blieb, wurde Anfang Oktober gelöscht. Momentan ist der Dokumentenversand jedoch nur ohne Seitennummerierung möglich, auch wenn im DMS die Option geschaffen ist, mit Seitennummern versehene Aktenausdrucke zu versenden. „Diese Möglichkeit wird es in unserem besonderen Behördenpostfach auf jeden Fall geben“, verspricht Kevin Heese. „Dieses Feature wird in der zweiten Ausbaustufe realisiert, da diesbezüglich noch einige Systemarbeiten nötig sind.“

Hoher Mehrwert für Nutzer

Die BGHW übernimmt zusammen mit der SIGUV Gemeinschaft durch die Umsetzung dieses Projekts abermals eine Vorreiterrolle innerhalb der gesetzlichen Unfallversicherung.

Mehr Effizienz und eine Erleichterung verspricht sich auch Klaus Büscher, Abteilungsleiter Reha und Leistung und stellvertretender Regionaldirektor der Regionaldirektion Ost der BGHW:

„Wir in der RD Ost am Standort Berlin sind gespannt darauf, in Kürze mit dem Sozialgericht Berlin elektronisch auf einem speziellen Datenweg zu kommunizieren. Damit ist nicht nur das Sozialgericht Berlin ein Vorreiter der Berliner Gerichte bei der Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs, sondern auch die BGHW stellt sich zeitnah dieser Herausforderung.“

„Erst waren wir die Ersten mit flächendeckendem Dokumentenmanagementsystem, jetzt sind wir es mit dem besonderen Behördenpostfach. Die Erfahrungen, die wir in der BGHW nun damit machen, werden den Partnern der SIGUV Gemeinschaft zugutekommen. Wird dieses Wissen mehrfach genutzt und ausgebaut, entsteht eine starke Gemeinschaft, wofür die SIGUV steht.“
betont Dr. Udo Schöpf, Vorsitzender der Geschäftsführung der BGHW und Geschäftsführer der SIGUV GbR

Mehr Informationen zum besonderen Behördenpostfach finden Sie hier: https://egvp.justiz.de/behoerdenpostfach/