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Häufig gestellte Fragen

Ein Dokumenten-Management-System kann man in verschiedenen Ausprägungen betreiben. Die Bandbreite reicht von nachträglicher Verfilmung und Archivierung bereits vollständig bearbeiteter Posteingänge bis hin zum vollständigen Papierersatz durch Digitalisierung direkt beim Posteingang und bereits vor der Bearbeitung.

Die BGHW hat den Weg der kompletten Umstellung von Papier auf Digitalisierung unmittelbar nach Posteingang und Bearbeitung der digitalisierten Dokumente über Workflow mit abschließender Ablage in einer elektronische Akte gewählt. Die Auswirkungen auf die Arbeitsweise und die Möglichkeiten der Bearbeitung sind signifikant:

  • kein hausinterner Papier-Transport zwischen den Bearbeitungs-Stellen
  • keine Papierablage / keine Registratur
  • Dokumente und Akten sind jederzeit für alle Berechtigten an allen angeschlossenen Arbeitsplätzen im Zugriff
  • Keine aufwändige „physische“ Suche nach Dokumenten und Akten
  • Möglichkeit der Einrichtung von Heimarbeitsplätzen (Posteingänge und Akten sind überall zugriffsbereit)
  • Möglichkeit der Nutzung mobiler Arbeitsplätze (Posteingänge und Akten sind – insbesondere bei Nutzung von Terminal-Server-Diensten) auch über Notebook und SIM-Karte überall zugriffsbereit)
  • Möglichkeit der besseren Einbindung von Schwerbehinderten (Wegfall des Papier- und Aktentransports, alle Dokumente und Akten sind im Bildschirm verfügbar)
  • Kopplung der elektronischen Akte mit der Fachanwendung (beispielsweise automatische Erstellung elektronischer Akten bei Registrierung neuer Versicherungsfälle oder neuer Unternehmen)
  • Bi-direktionaler Datenaustausch zwischen Fachanwendung und DMS

Bei der papierlosen Akte hat man sozusagen den gesamten Aktenschrank und das komplette Archiv der Verwaltung „in der Tasche“. Natürlich: Entsprechende Zugriffsberechtigung vorausgesetzt.

SIGUV DMS lässt alle Varianten der Einführung und Nutzung zu.

  • Sowohl das nachgelagerte Archiv, bei dem das Papier zunächst komplett bearbeitet und erst am Ende gescannt und archiviert wird
  • Als auch die von der BGHW genutzte Variante „papierlos von Anfang an“

wird unterstützt.

Aber: 

Der Appetit kommt beim Essen. Ein nachgelagertes Archiv wird nach unserer Erfahrung auf Dauer den Wünschen und Ansprüchen der Anwender nicht reichen.

Die nachträgliche  Einführung eines Workflows, also die elektronische Abbildung der Geschäftsprozesse, und frühes Scannen ist mit SIGUV DMS  problemlos möglich.

Die Einführung eines Dokumenten Management-Systems hat je nach Variante mehr oder weniger gravierende Auswirkungen.

Nachgelagertes Archiv

Die Folgen halten sich bei Einführung einer nachgelagerten Akte, bei der lediglich die Ablage des Dokuments nachträglich verfilmt und/oder digital archiviert wird, in überschaubarem Rahmen. Hier entfällt lediglich der Zugriff auf eine Papierakte, die durch den Anschluss der Sachbearbeitung an das elektronische Archiv ersetzt werden muss:

Anzeige des Dokuments und der Akte im Monitor statt Papierakte.

Der Schulungsaufwand ist verhältnismäßig gering. Allerdings wird der Investitionsaufwand dadurch nur unwesentlich geringer (Scanner, Server, Plattenspeicher, Monitorgröße).

Dokumenten Management-System mit „frühem“ Scannen und Workflow

Hier wird der gesamte Arbeitsablauf digitalisiert dargestellt. Das Dokument wird bereits beim Posteingang gescannt und läuft ab da digital durch die Bearbeitungsphasen. Das bedeutet eine Umstellung der Postverteilung und –weiterleitung von Bote auf Workflow, möglichst hoch automatisiert, und Bearbeitung der Eingangspost aus dem  elektronischen Postkorb heraus.

Hier entsteht deutlich mehr konzeptioneller Aufwand sowie Schulungsbedarf und Einführungs-Sensibilität. Darüber hinaus kann als organisatorische Maßnahme die Ablauforganisation optimiert werden. Der sich insgesamt daraus ergebende Vorteil ist eine deutlich höhere Durchlauf-Geschwindigkeit und eine erheblich bessere Integrations-Möglichkeit zwischen Postbearbeitung und Fachanwendung mit gegenseitiger „Fernsteuerung“.

Der höhere Schulungsaufwand wird durch die schnellere Durchlaufzeit und ein erheblich komfortableres Arbeiten durch hohen Rationalisierungs- und Ergonomiegewinn mehr als wettgemacht.

Wie reagiert die BGHW als Serviceanbieter darauf?

Gerade bei der Variante mit frühem Scannen und Workflow-Nutzung hat die BGHW über Jahre hinweg positive Erfahrungen und kann mit ihrem Serviceangebot  der aktiven Projektbegleitung in der Konzeptionsphase, der Test- und Rolloutplanung sowie der Vorbereitung und Durchführung von Schulungen und Schulungskonzepten potentielle Störfälle und Missverständnisse vermeiden helfen.

In beiden Szenarien wird im Bereich Technik und Installation einheitlicher Aufwand entstehen, denn das System wird in beiden Fällen identisch aufgebaut. Der Betrieb gestaltet sich in der Variante „Nachgelagertes Archiv“ etwas einfacher, weil der gesamte Postdurchlauf nicht administriert und betreut werden muss.

Die Kooperationspartner des Serviceanbieters BGHW profitieren in hohem Maße von den einschlägigen langjährigen Erfahrungen der BGHW in Aufbau, Organisation, Installation, Betrieb und Administration eines DMS-Systems. Darüber hinaus verfügt die BGHW über ein Team von DMS-Beratern mit fundierten praktischen Erfahrungen in der Organisation, Planung sowie  Durchführung von SIGUV DMS-Projekten. Dieses einmalige Know-how steht den Kooperationspartnern ebenfalls zur Verfügung.

Sie vermeiden Fehler, die beim Serviceanbieter bereits gemacht wurden.

Im täglichen Betrieb übernimmt der Serviceanbieter Aufgaben für alle, und kompensiert damit einen großen Teil des ansonsten entstehenden Bedarfs von Ressourcen, die jeder einzelne Kooperationspartner beim eigenständigen Betrieb des DMS-Systems selbst aufbauen müsste.