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GoLive Schritt für Schritt

Vom ersten Interesse bis zur Einführung eines Dokumenten Management-Systems liegen erfahrungsgemäß die in der folgenden Übersicht dokumentierten Meilensteine.

Orientierungsphase

  • An irgendeiner Stelle im Hause eines UV-Trägers entsteht Interesse an der Nutzung eines DMS-Systems.
  • Eine erste Kontaktaufnahme wird gewünscht (siehe Ansprechpartner bei der BGHW).
  • Es wird eine Live-Vorführung vorgeschlagen und organisiert, Teilnehmer:
    • Interessierte Personen aus Geschäftsführung und / oder Fachabteilungen des UV-Trägers,
    • fachkundige Personen aus Organisation und IT der BGHW
  • Das Interesse bestätigt sich auf Grund der Vorführung, es wird ein erstes Gespräch zur groben Projektplanung vereinbart und durchgeführt, um die Vorstellungen des Interessenten gegen das Konzept des SIGUV DMS abzugleichen.
  • Der Dienstleister der BGHW wird eingebunden, es werden weitere detailliertere Planungsgespräche geführt.
  • BGHW und Dienstleister unterbreiten ein Angebot zur Erstellung eines Fachkonzepts für die Einführung von SIGUV DMS beim Interessenten.
  • Bei Angebotsannahme gleicht die BGHW gemeinsam mit dem Dienstleister die Standards des SIGUV DMS mit den Anforderungen des Interessenten ab und glättet ggf. Abweichungen.
  • Über die gewünschten Abweichungen vom Standard und über die anstehenden kundenbezogenen Anpassungen (Aktenzeichen, Postverteilung, Integration an die Fachanwendung etc.) unterbreitet der Dienstleister ein Angebot

Projektstart

  • Gründung und personelle Besetzung der erforderlichen Projekt-Gremien
  • Erstellung eines ersten groben Projekt-Terminplans

Projektphase

  • Erstellung eines detaillierten Pflichtenheftes für die Umsetzung der Anpassungswünsche des neuen Kooperationspartners
  • Programmierung der Anpassungswünsche
  • Erste Abstimmung der künftigen Leistungsvereinbarung, dort Diskussion und Festlegung der variablen Komponenten, Beispiele:
    • Umfang der Service-Nutzung (Betrieb, Adminstration, Beratung und Schulung etc.)
    • K-Fall-Absicherung ja oder nein?
    • SLA-Vereinbarung, etc.
  • Sizing der erforderlichen System-Komponenten
  • Angepasste Kalkulation der entstehenden Investitions- und laufenden Kosten für den Service
  • Abschließende Besprechung der Leistungsvereinbarung in einem 2-tägigen Workshop mit allen Beteiligten und Unterzeichnung
  • Beschaffung der vereinbarten Systemkomponenten des Standard-Racks über BGHW oder durch den Kooperationspartner (je nach Vereinbarung)
  • Installation der Systemkomponenten durch die BGHW oder den Kooperationspartner (je nach Vereinbarung)
  • Installation des für den Kooperationspartner angepassten SIGUV DMS durch den Dienstleister
  • Test der Systemkomponenten durch den Betreiber (BGHW oder Kooperationspartner, je nach Vereinbarung)
  • Abnahme des Gesamt-Installation und Freigabe

Produktionsbetrieb

  • Schulung von Multiplikatoren (hausinterne Trainer des Kooperationspartners) durch die BGHW
  • Schulung des Personals und Rollout der Anwendung durch die Multiplikatoren des Kooperationspartners
  • Produktionsbeginn des SIGUV DMS beim Kooperationspartners
  • Abschluss des Projekts