Optimal in Form gebracht
Drei Berufsgenossenschaften vereinheitlichen gemeinsam ihren Formularbestand – ein anspruchsvolles Projekt, das seit mehreren Jahren unter dem Dach der SIGUV läuft. Bald erreicht es einen weiteren Meilenstein. Und der nächste UV-Träger klopft schon an.
Wenn im kommenden Mai die Sachbearbeiter und Sachbearbeiterinnen der BG Verkehr zum ersten Mal zu den neuen Formularen greifen, blickt Marion Lütjens, Leiterin des SIGUV Fachboards Formulare, auf ein gutes Stück Arbeit zurück. Die BG Verkehr ist nach der BG ETEM und der BGHW der dritte Unfallversicherungsträger, der bald von dem neuen harmonisierten Formularbestand für die Bereiche Reha und Leistung und Regress profitiert.
Begonnen hat alles vor einigen Jahren. Damals erkannten die drei Berufsgenossenschaften, dass die bisherige technische Basis für das Erstellen von Formularen nicht mehr den Ansprüchen genügte. Eine neue, zeitgemäße Lösung musste her. Sie starteten ein gemeinsames Projekt unter dem Dach der SIGUV. Ziel: die Formulare, die mit der Korrespondenz bei Arbeitsunfällen, Berufskrankheiten oder Regress-Schadensfällen zu tun haben, so weit wie möglich trägerübergreifend zu vereinheitlichen und in dem neuen Dokumentensystem (DS) technisch umzusetzen.
Anbindung an Cusa
Seitdem ist viel passiert. Das neue SIGUV Fachboard Formulare führte alle gleichartigen Formulare der drei Träger zusammen und entwickelte nach den Vorgaben der Fachabteilungen von Grund auf neue, maßgeschneiderte Formulare mit der neuen Technik. Diese sind nicht nur optisch vereinheitlicht und mit dem Corporate Design des Spitzenverbandes DGUV und der jeweiligen BG versehen. Ein Ziel der Neugestaltung war auch, zur Arbeitserleichterung beizutragen und zum Beispiel händische Eingaben weitgehend überflüssig zu machen. Wo immer möglich, wurde daher eine Anbindung an die ebenfalls komplett neu entwickelte Fachanwendung Cusa integriert. Circa 1100 optimierte gemeinsame Formulare sind so entstanden. Hinzu kommen weniger als zehn Prozent trägereigene Lösungen, die wegen hausspezifischer Besonderheiten vorgehalten werden müssen.
Vor jedem Produktionsstart steht eine intensive Einführungsphase mit ausführlichen Tests der Formulare im Kontext der Verwaltungsprozesse. Dabei wird das Zusammenspiel der Fachanwendung Cusa mit DS und der Ablage im Dokumenten-Management-System (DMS) von Fachexperten getestet. In dieser Phase werden auch hausspezifische Detail-Lösungen eingearbeitet. Bei der BG ETEM wird bereits seit April 2022 mit den neuen Formularen gearbeitet. Die BGHW folgte im Januar 2023. Im Mai 2024 steht der Produktionsstart bei der BG Verkehr an.
Immer offen für Anregungen
Aber auch danach gibt es noch viel zu tun. „Fertig ist man nie“, sagt Lütjens. Das Ganze sei ein ständiger Prozess, den das Fachboard Formulare in engem Austausch mit Technik und Fachbereichen begleitet. Neue Vorschriften, neue Prozesse und technische Weiterentwicklungen erfordern laufend Änderungen. Und oft offenbart erst die tägliche Praxis, wo es weiteres Verbesserungspotenzial gibt. Besonders wertvoll seien daher auch Rückmeldungen derjenigen, die damit arbeiten müssen. „Wir sind immer offen für neue Anregungen“, sagt die SIGUV-Expertin.
Dass trotz der Komplexität der Anforderungen bislang alles gut gelaufen ist, liege auch an der „ausgesprochen konstruktiven Zusammenarbeit“ der beteiligten Häuser und der externen Dienstleister, wie Lütjens betont. „Man merkt: Wir haben alle das gemeinsame Ziel, Anwendern gute Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen“.
Und das Projekt wächst weiter. Weitere Fachbereiche der beteiligten SIGUV-Häuser beabsichtigen, ihr Formularwesen auf SIGUV-DS umzustellen.
Mit der Kommunalen Unfallversicherung Bayern (KVUB) hat sich nun die erste Unfallkasse an die SIGUV gewandt. Der Kickoff hat bereits stattgefunden. Für das Team bedeutet das eine neue Herausforderung, „Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit dem neuen DS-Partner. Zunächst prüfen wir nun gemeinsam genau, was der KUVB übernehmen kann und was gegebenenfalls trägerspezifisch anzupassen ist. Im Prinzip gelten ja die gleichen Vorschriften, aber es gibt unfallkassenspezifische Besonderheiten, die wir bei der Umsetzung berücksichtigen müssen“, sagt Lütjens. Natürlich würden aber auch viele neue Formulare dazukommen, da neben Reha und Leistung und Regress weitere Fachbereiche mit Formularen versorgt werden. Geplanter Produktionsstart ist 2025.
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