Auf dem Weg ins papierlose Büro

Angebote, Verträge, Rechnungen – bei der Zusammenarbeit des SIGUV Premium Partners HDP GmbH mit den Mitgliedern der SIGUV Gemeinschaft fiel bislang eine Menge Papier an. Dokumente wurden verschickt, ausgedruckt, geprüft und wieder eingescannt. „Damit ist jetzt Schluss“, sagt Fabian Taverna, verantwortlicher Projektleiter bei der BG Verkehr. „ Wir haben die bisherigen Prozesse komplett neu aufgesetzt und dabei Medienbrüche konsequent vermieden.“

Möglich wurde das durch die Einführung von SIGUV DMS in den beteiligten Querschnittsbereichen der BG Verkehr. Das für die Kernprozesse bei den beteiligten UV-Trägern geeignete System wird nun auch für die eigenen Geschäftsprozesse genutzt. Die Vorteile liegen für Taverna auf der Hand:

• Das Ausdrucken, Einscannen und der Versand von Dokumenten per Post entfällt.
• Der Aufwand für Ablage und Abstimmungsprozesse wird deutlich reduziert.
• Dabei werden alle Vorgänge revisionssicher im DMS dokumentiert.

Um diese Ziele zu erreichen, haben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Abteilung Organisation und Projekte bei der BG Verkehr die Prozesse für den Betrieb Cusa komplett neu aufgesetzt. Schritt für Schritt ist festgelegt, wie Angebote von HDP über die BG Verkehr an die SIGUV Mitglieder übermittelt, anschließend freigegeben, wie die Aufträge erteilt und Rechnungen erstellt und versandt werden können, und zwar vollständig papierlos auf elektronischem Wege.

Gemeinsam mit Tanja Breunig (nach Projektende zuständig für den operativen Betrieb) koordinierte Fabian Taverna die Abstimmung zwischen den beteiligten Organisationseinheiten und trieb die inhaltliche Ausarbeitung erfolgreich voran.

Transparenter Prozess

Nach ersten Vorplanungen im Frühjahr 2019 startete das Projekt im Sommer letzten Jahres. Seit Jahresbeginn wird mit dem neuen Verfahren gearbeitet. „Wir konnten die Prozesse auf diese Weise deutlich beschleunigen“, zieht Fabian Taverna eine erste Bilanz. Alle Schritte von der Dokumentenannahme bis zur Verarbeitung und dem Versand werden ausschließlich elektronisch abgewickelt. Für alle Beteiligten, HDP, Betrieb Cusa und UV-Träger, werden seitdem erhebliche Ressourcen eingespart. „Insgesamt“, so Taverna, „ sind wir nun ökologischer, zukunftssicher und moderner aufgestellt. Und davon profitieren alle Mitglieder der SIGUV Gemeinschaft.“